ASSEMBLEIA VIRTUAL: A OPORTUNIDADE QUE A LEI N º 14.010/20, PERMITE IMPLANTAR TECNOLOGIA NOS CONDOMÍNIOS.

No dia 10/06/2020, foi sancionada a Lei 14.010/20, oriunda do Projeto de Lei 1179/20, que entre outros impacta nas relações condominiais de maneira temporária como forma de enfrentamento do cenário mundial de COVID19 (como epidemia desde janeiro/20 e como pandemia desde março/20 até os dias atuais.

Trata-se de regras transitórias de validade até 30/10/2020, que basicamente, prorrogam o mandato do síndico até esta data, na impossibilidade de chamar assembleia geral da forma tradicional, ou seja, presencial, permitindo ainda que se chame a assembleia virtual.

Mas alguns cuidados precisam ser tomados para que se possa fazer da assembleia virtual um ato jurídico perfeito, que de fato vai ajudar a dar continuidade na vida condominial, em detrimento de um cenário tão peculiar que é essa pandemia que nos assola.

Preparamos algumas poucas dicas que visa ajudar na produção de uma assembleia virtual de sucesso. Mas se lembre do fator customizável: cada condomínio é de um jeito e já possui regras própria oriundas da Convenção, Regimento Interno e grupo de decisões assembleares no longo da existência do Condomínio. Essas regras continuam valendo e precisam ser respeitadas com pequenas doses de customização em virtude dos protocolos sanitários de biossegurança, das leis específicas e temporárias imposta pelo COVID19.

1. ASSEMBLEIAS E VOTAÇÕES POR MEIOS VIRTUAIS

• As assembleias condominiais e as votações de itens de pauta poderão acontecer por meio virtual (art. 12, Lei n º 14.010/20), desde que sejam obedecidas as regras do Condomínio, no que tange ritos e procedimentos determinados pela Convenção, Regimento Interno e conjunto de regras oriundas de decisões assembleares no longo do tempo

• Infelizmente, a assembleia de forma virtual não é uma realidade que nos alcançava antes da pandemia e por vezes, pode se mostrar trabalhosa, posto que não se trata de algo tão conhecido por nós em nível geral.

• Contudo, a pandemia pode demonstrar que a necessidade de se fazer reuniões de trabalho, transmissão de aulas, reuniões de governo, audiências da justiça, restou ser factível que uma reunião virtual de condomínio posso obter êxito.

• Vamos às formalidades.

2. FORMALIDADES DA ASSEMBLEIA VIRTUAL

• PREPARO DA ASSEMBLEIA:

Para AGI (assembleia geral de instalação):

• Se for possível adiar essa assembleia melhor seria, mas se for imprescindível, faça uma prévia de reunião para saber se a Convenção e o Regimento Interno estão nos conformes e como será o sistema de coleta de assinatura, pois com assembleia virtual, presencial ou hibrida é necessário a presença de 2/3 (dois terços) dos condôminos para aprovação da Convenção e da instalação do Condomínio;

• Uma das vantagens da assembleia virtual é a possibilidade de minimizar o uso de procurações posto que o Condômino poderá acessar ferramentas remotas para sua deliberação e voto.

Para AGO (assembleia geral ordinária):

• Esta assembleia é aquela obrigatória por lei, o que motivou o artigo desta transitória Lei 14.010/20, que permitia a assembleia virtual em detrimento da dificuldade de se realizar assembleia presencial;

• Começamos com a atualização cadastral séria, objetiva e baseada em dados concretos. Para tal é obrigatório a apresentação da Certidão de Ônus, emitida até 30 dias da data de atualização, escritura pública do imóvel ou apresentação da sentença judicial que determina o proprietário. Lembrando que condômino é o PROPRIETÁRIO e para efeitos da lei equiparam-se a condômino o cessionário de direito e o promitente comprador. É de se esperar que os condomínios já tenham seus cadastros atualizados pelo menos desde 2018, em função da mudança proposta pela Nova Plataforma de Registro de boleto do sistema FEBRABAN/BACEN. Mas se por algum motivo este cadastro não está pronto, não precisa de pânico, basta realiza-lo;

• É preciso definir e deixar claro, como será feita a conferência da presença de cada condômino;

• Quando a unidade possuir dois ou mais condôminos, deve deixar claro como será a participação destes e que será possível tão somente a votação de um único condômino que deverá apresentar a procuração dos demais condôminos da mesma unidade;

• É preciso definir como serão escolhidos presidente de mesa e secretário;

• É preciso deixar claro, quais são os documentos que serão produzidos para registro no cartório – IMPORTANTE: verificar com o cartório da sua região de registro, quais e como devem ser produzidos documentos de assembleia virtual para registro. Embora não tenha obrigação de registro de ata de assembleia geral condominial, as atas e documentos condominiais para ser oponíveis a terceiros, precisam de registro. A ata de assembleia geral ordinária, carrega essa obrigação do registro pois apresentará o representante legal do condomínio por algum período;

• Definir a pauta de modo enxuto, objetivo e em atendimento às normas e regras e em especial ao artigo 24 da Lei 4591/64, à Convenção, Regimento Interno e decisões assembleares;

• Definir o mandato dos eleitos de modo que seja compatível com o restante deste mandato extraordinário;

• Normalmente uma pauta para assembleia geral ordinária enxuta, regular, salvo dispositivo em contrário das Convenções, seria:

• Prestação de contas do exercício anterior;

• Prestação de contas do exercício extraordinário;

• Aprovação da previsão orçamentária;

• Eleição de síndico;

• Eleição de subsíndico;

• Eleição dos membros do conselho fiscal;

• Eleição dos membros do conselho consultivo.

• Evitar os assuntos gerais que prologam a reunião sem efeitos de deliberação, voto ou decisão;

• Abrir prazo de inscrição para os candidatos aos cargos e o recolhimento de material de apresentação para que o presidente da mesa possa fazer a apresentação do material (com a ajuda e suporte da plataforma escolhida); e,

• Mandar os documentos pertinentes na melhor antecedência possível.

Para AGE (assembleia geral extraordinária)

• Se for possível adiar essa assembleia melhor seria, mas se for imprescindível, verifique o quórum necessário, levante os documentos pertinentes para que sejam disponibilizados com a melhor antecedência possível e faça os tramites operacionais que se faz na AGO.

3. PREPARO DA PLATAFORMA OU SISTEMA OU APLICATIVO A SER USADO:

• Verificar o custo, nesse caso o síndico tem poder para decidir pelo orçamento que achar que convém para o condomínio;

• Verificar custos extras como a contratação de assessoria especializada em gestão condominial e/ou jurídica, ata notarial, auditoria e etc….

• Para as assembleias que precisam de ata oponível à terceiros, ou seja, que será necessário o registro em cartório, verificar com o cartório de imóveis os quesitos para produção de documentos;

• Fazer uma degustação do sistema escolhido, inclusive no que tange as exigências cartoriais;

• Verificar o sistema de votação para que o mesmo esteja adequado com a convenção e o regimento interno: voto simples ou fração ideal;

• Verificar o sistema de proteção para o Condomínio no que tange o uso da imagem e ou dados dos participantes;

• Verificar como será feita a conferência da presença;

• Verificar como será feita a entrega da senha para a pessoa correta e legitima que pode cadastrar a senha;

• Verificar como será feita e elaborada a ata da assembleia;

• Verificar o manual de uso e testar antes cada informação no que tange a acessibilidade para o público;

• Disponibilizar uma degustação de sistema;

• Personalizar o manual com informações completas para a massa condominial:

• O nome do sistema;

• Requisitos de acesso ao sistema;

• Prazo para cadastro nesse sistema;

• Telefone, contato e horário de atendimento para suporte;

• Como fazer para entregar as apresentações, a forma como operar.

4. CONVOCAÇÃO

Elaboração do Edital:

• Deve conter a Razão Social e o CNPJ do Condomínio:

• Cabeçalho com os dados básico: Razão Social, CNPJ, endereço, nome do convocador (no caso o síndico), data e hora da 1ª chamada, data e hora da 2ª chamada, nome da plataforma utilizada, pauta, informações gerais, local, data e assinatura do convocador;

• Pauta definida, objetiva e enxuta;

• É importante que os temas da pauta tenham a opção de voto muito clara, bem definida e de fácil coleta para o sistema:

• SIM / NÃO / ABSTENÇÃO; ou,

• Multiplica escolha: item 1, 2 3 e etc.

• Informações gerais pertinentes.

• Anexar manual do acesso virtual; e,

• Convocar 100% dos condôminos da massa condominial conforme Convenção e Regimento Interno.

5. ASSESSORIAS, AJUDA TÉCNICA E POSSIBILIDADES DE VALIDAÇÃO

• O condomínio deve solicitar ajuda do suporte técnico da plataforma escolhida;

• Estudar e desenhar a ajuda pleiteada no tange a parte técnica seja por parte de assessor especialista em condomínios e/ou do direito condominial;

• Poderá ser contratado o sistema de ata na hora remoto;

• É interessante estabelecer regras de debate, etiqueta e alertas para as comunidades que possuírem condôminos menos coletivos.

Assim, vamos aguardar e observar como será a sua aplicabilidade e atualização dessa fantástica tecnologia para os condomínios, ou seja bem-vindo(a) ao futuro hoje.

Votcom Sistema Eletrônico de Votação Presencial, Virtual e Híbrida. Tecnologia de votação do ausente ou presente.

ALEXANDRE BASSI, empresário, empreendedor, fabricante da Votcom Sistema Eletrônico de Votação.

HENRIQUE CASTRO, advogado, professor universitário, Presidente da Comissão de Direito Condominial da OAB subseção Taguatinga/DF e Membro da Comissão Especial de Direito Condominial CFOAB.

ELIS ROCHA, Administradora de empresas (UPIS/DF). Pós Graduanda em Direito Condominial e Imobiliário (UDF/2020). Pós Graduada em Gestão Condominial (FACSENAC/DF). Administradora Perita e Judicial cadastrada no quadro de peritos do CFA (Conselho Federal de Administração 2020). Comentarista Técnica do programa Condominial News Nacional desde 09/04/2020.