POLÍTICA DE PRIVACIDADE

 

Código:
Versão:	1.4
Data da versão:	07/08/2026
Criado por:	Safecomply Desenvolvimento em Proteção de Dados Ltda.
Aprovado por:	Alexandre Bassi
Nível de confidencialidade:	Público

Histórico de alterações 

Data	Versão	Criado por	Descrição da alteração
21/07/2023	1.0	Safecomply	Versão inicial.
18/09/2023	1.1	Safecomply	Inserção da tabela de retenção no item 7.
05/12/2024	1.2	Safecomply	Revisão
29/05/2025	1.3	Safecomply	Revisão
07/08/2026	1.4	Safecomply	Ajuste dos itens 1, 3, 5.3, 6, 7, 8, 9 e 10.

 SUMÁRIO

1. ESCOPO E USUÁRIOS………………………………………………………………………………………………….. 5
2. DESCRIÇÃO……………………………………………………………………………………………………………… 5
3. INTRODUÇÃO…………………………………………………………………………………………………………… 5
4. INVENTÁRIO DE DADOS PESSOAIS…………………………………………………………………………………… 6
5. POLÍTICAS DE TRATAMENTOS DE DADOS PESSOAIS……………………………………………………………… 6
   • Coletando Dados Pessoais…………………………………………………………………………………………………………………….. 6
   • Processando Dados Pessoais………………………………………………………………………………………………………………….. 6
   • Compartilhando Dados Pessoais……………………………………………………………………………………………………………. 7
   • Armazenando Dados Pessoais………………………………………………………………………………………………………………… 7
   • Excluindo Dados Pessoais……………………………………………………………………………………………………………………… 7
6. DADOS PESSOAIS TRATADOS………………………………………………………………………………………… 7
7. GUARDA E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS……………………………………………………………………….. 8
8. COOKIES…………………………………………………………………………………………………………………. 9
   • Necessários (Site institucional)……………………………………………………………………………………………………………… 9
   • Necessários (Site de assembleia)…………………………………………………………………………………………………………… 10
9. COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS…………………………………………………………………….. 10
10. DIREITOS DOS TITULARES DE DADOS PESSOAIS…………………………………………………………………. 11
11. VIOLAÇÕES DE DADOS………………………………………………………………………………………………. 12
12. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA……………………………………………………………………………………. 12

Lista de Figuras

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Lista de Tabelas

Tabela 1. Dados pessoais tratados…………………………………………………………………………………….. 8

Tabela 2. Dados pessoais retidos pela organização……………………………………………………………….. 9

Tabela 3. Cookies necessários (Site institucional)………………………………………………………………… 10

Tabela 4. Cookies necessários (Site de assembleia)……………………………………………………………… 10

Tabela 5. Direitos dos titulares de dados pessoais………………………………………………………………. 11

Tabela 6. Encarregado de Proteção de Dados…………………………………………………………………….. 12

1. ESCOPO E USUÁRIOS

Esta Política de Privacidade aplica-se às atividades de tratamento de dados pessoais realizadas pela VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA e tem por objetivo informar aos titulares e demais interessados como seus dados pessoais são coletados, utilizados, armazenados, compartilhados e protegidos.

2. DESCRIÇÃO

Esta política de privacidade refere-se às práticas e processos adotados pela organização para tornar transparente sua relação com os usuários.

Basicamente, informa ao usuário todos os direitos, garantias, formas de uso, dados recolhidos, processamentos, períodos de armazenamento e descarte dos dados pessoais.

3. INTRODUÇÃO

Durante a condução dos processos de negócio da organização, dados pessoais de participantes de assembleias, representantes de contratantes e visitantes do site podem ser utilizados para atingir suas finalidades específicas.

Em conformidade com Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), a VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA garante que existem controles e conscientização suficientes para proteger a integridade e a confidencialidade dos dados pessoais tratados.

O escopo de que trata esta política são os dados pessoais conforme definido pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Há uma pessoa designada pela organização para cumprir a função de Encarregado de Proteção de Dados, conforme definido pela LGPD.

A VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA pode atuar como controladora ou operadora, conforme definido pela LGPD, dependendo de quais dados estão sendo considerados e para qual finalidade.

A VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA inscrita no CNPJ sob o nº 29.631.426/0001-25, com sede na Estrada João de Oliveira Remião nº 1761, Casa 11, bairro Agronomia, CEP 91.550-000, Porto Alegre/RS está empenhada em atender os direitos dos titulares de dados pessoais constantes na LGPD, fornecendo os meios necessários para cumpri-los.

4. INVENTÁRIO DE DADOS PESSOAIS

A VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA mantém uma avaliação regular dos seus processos de negócio com o objetivo de manter um inventário dos ativos de dados tratados em toda a organização.

Para cada ativo de dado da organização são documentados:

• Nome do ativo de dados;
• Tipos de dados pessoais que o compõem;
• Responsável pelos dados pessoais;
• Como os dados pessoais são coletados;
• Finalidades para o tratamento dos dados pessoais;
• A base legal para o tratamento dos dados pessoais;
• Se é realizado processamento automático ou manual dos dados pessoais;
• Registro das operações de tratamento dos dados pessoais;
• Quais os riscos decorrentes do tratamento dos dados pessoais;
• Quais controles de segurança existem para proteger os dados pessoais;
• Com quem os dados pessoais são compartilhados;
• Por quanto tempo os dados pessoais são mantidos; e
• Em qual país os dados pessoais são mantidos e

O responsável pelos dados pessoais deve revisar esta avaliação periodicamente.

5. POLÍTICAS DE TRATAMENTOS DE DADOS PESSOAIS

5.1. Coletando Dados Pessoais

• A coleta de dados só deve ser realizada conforme os procedimentos estabelecidos;
• Os funcionários não estão autorizados a coletar dados, a menos que tais protocolos tenham sido comunicados a eles;
• Informaremos o titular dos dados porque os dados pessoais são necessários, por quanto tempo serão usados e se precisam ser compartilhados com terceiros ou não;
• Fora das normas estabelecidas acima, a organização não coletará

5.2. Processando Dados Pessoais

• Funcionários e contratados que lidam com dados pessoais devem fazê-lo de acordo com as normas estabelecidas para cada processo de negócios;
• Os dados só devem ser acessados quando a organização assim o

5.3. Compartilhando Dados Pessoais

• Os funcionários não estão autorizados a compartilhar dados pessoais fora dos acordos estabelecidos no momento em que os dados pessoais foram coletados;
• Compartilhar significa imprimir informações, enviá-las por e-mail, fazer upload para um sistema ou site, compartilhar uma tela, usar um serviço de terceiros para processar dados, etc.
• As gravações de assembleias somente poderão ser disponibilizadas ao contratante responsável pela respectiva assembleia ou ao seu representante autorizado, observadas as instruções aplicáveis ao tratamento dos dados, ressalvadas as hipóteses previstas em lei ou decorrentes de determinação de autoridade competente.

5.4. Armazenando Dados Pessoais

• Os dados coletados são armazenados em banco de dados com acesso restrito a pessoas autorizadas dentro da organização com objetivo exclusivo dentro das atividades pretendidas;
• A organização implementa controles técnicos suficientes a fim de garantir a segurança dos dados pessoais armazenados;
• A organização somente armazena os dados pessoais necessários para atingir os objetivos de cada processo;
• O prazo de armazenamento dos dados pessoais segue os requisitos estabelecidos pelas normas e legislações vigentes

5.5. Excluindo Dados Pessoais

• Os dados pessoais são excluídos ou anonimizados quando a finalidade para a qual foram coletados se encerrar.

6. DADOS PESSOAIS TRATADOS

A VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA coleta e utiliza os seguintes dados pessoais, para as seguintes finalidades:

TITULARES	DADOS PESSOAIS	FINALIDADE	MÉTODO DE OBTENÇÃO
Participantes das assembleias	Nome, e-mail, endereço, CPF ou outro identificador; imagem utilizada para identificação; imagem e voz constantes nas gravações das videoconferências; e informações relacionadas à participação na assembleia.	·   Viabilização, realização, registro e suporte às assembleias contratadas.	Fornecidos pelo contratante ou seu representante autorizado, fornecidos pelo próprio participante e/ou gerados durante a utilização da plataforma e participação na assembleia.

 

Visitante do Site da Votcom

Nome, telefone e e-mail.

·   Solicitação de contato pelo visitante do site.

Entregue diretamente pelo titular ao preencher o formulário

Tabela 1. Dados pessoais tratados

7. GUARDA E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

A VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA possui um Programa de Governança em Privacidade baseado em políticas e regras relativas à proteção de dados sob a responsabilidade de seu Encarregado pela Proteção de Dados.

A organização adota medidas técnicas e administrativas de segurança e classificação de informações para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos dados pessoais que controla, de acordo com as orientações disponibilizadas pela ANPD.

Os dados pessoais são armazenados apenas pelo tempo necessário para cumprir as respectivas finalidades, inclusive para atender a requisitos legais e regulatórios, cumprimento de contratos e exercício de direitos da VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA e de terceiros.

A tabela a seguir descreve os detalhes sobre os dados pessoais retidos pela organização:

TITULARES	TIPOS DE DADOS PESSOAIS	FINALIDADE DA RETENÇÃO	PRAZO DE RETENÇÃO	BASE LEGAL PARA RETENÇÃO
Participantes das assembleias	·   Dados de contato; ·   Informações de identificação atribuídas por instituições governamentais; ·   Identificação e perfil pessoal; ·   Gravações de videoconferências contendo imagem, voz e demais informações registradas durante assembleia.	·   Realização, registro e suporte às assembleias contratadas, bem como atendimento às finalidades estabelecidas pelo contratante e às obrigações legais ou contratuais aplicáveis.	Gravações de videoconferências: 180 dias após a realização da assembleia, salvo necessidade de conservação por prazo superior decorrente de obrigação legal, determinação de autoridade competente ou outra hipótese legalmente aplicável. Demais dados pessoais relacionados à realização da assembleia: conforme prazo necessário ao cumprimento das respectivas finalidades,	Execução ou preparação de contrato, observadas as demais hipóteses legais aplicáveis à conservação

 

			obrigações legais ou contratuais aplicáveis.
Visitantes do site da VOTCOM	·   Dados de contato; ·   Identificação e perfil pessoal;	·   Consulta do histórico de solicitações	Pelo período necessário ao atendimento da solicitação e às finalidades dela decorrentes, observadas as obrigações legais ou contratuais aplicáveis.	Execução ou preparação de contrato.

Tabela 2. Dados pessoais retidos pela organização

8. Cookies

Os cookies são arquivos digitais com pequenos fragmentos de dados (e geralmente com um identificador único), que são salvos e armazenados no dispositivo do usuário de uma plataforma digital. Eles podem ser classificados como cookies temporários (sendo automaticamente apagados quando o navegador ou aplicativo é encerrado) ou cookies persistentes (que permanecem armazenados no dispositivo até uma data de expiração definida), bem como cookies originais (definidos pelo responsável que opera a plataforma) ou cookies de terceiros (definidos por aplicações sob responsabilidade de terceiros).

Os cookies podem ser categorizados conforme o seu propósito.

Existem cookies que são estritamente necessários para o correto funcionamento das plataformas, enquanto outros coletam dados estatísticos com a finalidade de analisar a utilização da plataforma e seu respetivo desempenho. Há cookies que são utilizados para assegurar a disponibilização de funcionalidades adicionais das plataformas ou para guardar as preferências definidas pelo usuário no uso da plataforma, sempre que utilizar o mesmo dispositivo. Outros cookies podem ainda servir para medir o sucesso de aplicações e a eficácia da publicidade de terceiros.

A VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA utiliza os seguintes cookies em seu site:

8.1. Necessários (Site institucional)

Cookies necessários para ativar os recursos básicos do site, como fornecer login seguro ou ajustar as preferências de consentimento. Estes cookies não armazenam quaisquer dados de identificação pessoal.

 

Cookie	Descrição	Duração
rc::a	Este cookie é definido pelo serviço recaptcha do Google para identificar bots para proteger o site contra ataques de spam maliciosos.	Nunca expira
rc::c	Este cookie é definido pelo serviço recaptcha do Google para identificar bots para proteger o site contra ataques de spam maliciosos.	Nunca expira

Tabela 3. Cookies necessários (Site institucional)

A VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA utiliza os seguintes cookies em seu site de assembleia:

8.2. Necessários (Site de assembleia)

Cookies necessários para ativar os recursos básicos do site, como fornecer login seguro ou ajustar as preferências de consentimento. Estes cookies não armazenam quaisquer dados de identificação pessoal.

 

Cookie	Descrição	Duração
.AspNetCore.Antiforgery.*	Este cookie é definido pelo Microsoft AspNet para fins de proteção antifalsificação.	sessão

Tabela 4. Cookies necessários (Site de assembleia)

9. COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA compartilha dados pessoais com os seguintes terceiros:

Autoridades públicas e entidades governamentais: para o cumprimento de obrigações legais e regulatórias, para o cumprimento de ordens e requisições legais e legítimas das autoridades competentes, e para a defesa ou exercício de direitos da VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA ou terceiros.

Prestadores de serviços da organização: para realização das atividades terceirizadas ou descentralizadas da VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA, incluindo a operação e hospedagem de sistemas, aplicações, bancos de dados e plataformas utilizados pela organização, sob contrato.

Contratantes dos serviços de assembleia: as gravações das assembleias realizadas por meio dos serviços da VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA são disponibilizadas exclusivamente ao representante autorizado do contratante responsável pela realização da respectiva assembleia, observadas as condições estabelecidas na contratação. No caso de condomínios, por exemplo, esse representante poderá ser o síndico ou outro responsável formalmente indicado. A VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA não disponibiliza as gravações a terceiros não autorizados pelo contratante, ressalvadas as hipóteses previstas em lei ou decorrentes de determinação judicial ou requisição válida de autoridade competente.

10. DIREITOS DOS TITULARES DE DADOS PESSOAIS

Para cumprir os direitos do titular de dados pessoais conforme estabelecido pela LGPD, foram definidos os seguintes prazos e procedimentos:

DIREITO	PROCEDIMENTO PARA SOLICITAÇÃO DO DIREITO	PRAZO
Confirmação da existência de tratamento	Encaminhar e-mail para votcom@votcom.com.br detalhando o seu pedido.	15 dias
Bloquear os dados	Encaminhar e-mail para votcom@votcom.com.br detalhando o seu pedido.	15 dias
Acesso aos dados	Encaminhar e-mail para votcom@votcom.com.br detalhando o seu pedido.	15 dias
Correção dos dados	Encaminhar e-mail para votcom@votcom.com.br detalhando o seu pedido.	15 dias
Eliminação dos dados	Encaminhar e-mail para votcom@votcom.com.br detalhando o seu pedido.	15 dias
Portabilidade dos dados	Encaminhar e-mail para votcom@votcom.com.br detalhando o seu pedido.	15 dias

Tabela 5. Direitos dos titulares de dados pessoais

As solicitações relacionadas a dados pessoais tratados pela VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA no âmbito de assembleias poderão ser encaminhadas ao contratante responsável pela respectiva assembleia, quando este atuar como Controlador dos dados pessoais. Nessas situações, a VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA prestará o suporte necessário ao Controlador para o atendimento dos direitos dos titulares, nos limites de suas atribuições e das instruções recebidas.

O exercício do direito de acesso aos dados pessoais não implica, por si só, a disponibilização integral de gravações de assembleias ao solicitante, considerando que tais registros podem conter dados pessoais e manifestações de outros participantes. As gravações serão disponibilizadas pela VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA exclusivamente ao contratante ou ao seu representante autorizado, ressalvadas as hipóteses decorrentes de obrigação legal, determinação judicial ou requisição válida de autoridade competente.

Para quaisquer dúvidas acerca das políticas e regras de privacidade e proteção de dados da

VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA, quanto aos dados que VOTCOM

SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA possui sobre você, ou qualquer outra solicitação ou reclamação quanto a sua privacidade ou seus direitos relacionados acima, por favor, entre em contato com nosso Encarregado pelo Tratamento de Dados:

ENCARREGADO DE PROTEÇÃO DE DADOS
Nome	Alexandre Bassi
E-mail	votcom@votcom.com.br
Telefone	(51) 98040-6335

Tabela 6. Encarregado de Proteção de Dado

11. VIOLAÇÕES DE DADOS

Quando uma violação de dados é detectada, a VOTCOM SISTEMA ELETRÔNICO DE VOTAÇÃO LTDA deve acionar o seu Plano de Resposta a Incidentes (PRI).

12. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

• Norma ISO/IEC 27001;
• Guia do Framework de Segurança (LGPD);
• Controles CIS versão

 

Criado por:

Safecomply Desenvolvimento em Proteção de Dados Ltda.